Classeur de mobilisation d’ESOV et son guide

Les Volontaires internationaux en soutien opérationnel virtuel (VISOV) sont regroupés au sein d’une organisation à but non lucratif qui a pour objectif de fournir un soutien technique, méthodologique et des renforts opérationnels lors d’actions menées sur les Médias sociaux en gestion d’urgence (MSGU).

Une fois que les objectifs MSGU de VISOV sont déterminés avec le responsable de la cellule information qui les mobilise (Institution, ONG et associations, organisation internationale ou collectivité territoriale), VISOV se coordonne principalement avec deux outils, assez faciles d’accès :

–    Un groupe de discussion Skype

Avec Skype, il est possible de créer une salle de discussion où plusieurs personnes sont présentes. En temps de veille, les membres de VISOV sont réunis dans une salle de chat commune pour y échanger sur les actualités et alertes en cours, le fonctionnement et les outils de VISOV mais aussi pour y tenir des discussions amicales.

Lorsque VISOV est mobilisée, une salle de chat spécifique se met en place où seuls les membres prenant part à l’opération sont présents. Cette Equipe en soutien opérationnel virtuel s’appelle une ESOV (terme traduit de VOST – Virtual Operations Support Team). Tous les échanges sont textualisés afin qu’une personne absente pendant une conversation puisse les reprendre rapidement. De plus, ces échanges écrits permettent de les enregistrer pour un retour d’expérience et de facilement y faire des recherches par mots clefs, date ou personne….

Ce qui est dit dans ces salles n’a pas vocation à sortir de VISOV, par exemple sur des médias sociaux plus ouverts tels que Twitter ou Facebook, hormis ce qui peut-être consigné à cet effet dans le classeur de déploiement.

–    Un Classeur de déploiement

Il s’agit d’un tableur Google qui fait en quelque sorte office de main courante pour l’équipe. Il a déjà été utilisé, dans une ancienne version, en février et mars 2013 par VISOV lors de son activation par l’ONG Pompiers de l’urgence internationale. Il a été conçu par Marlita Reddy-Hejmfelt du VOST Pacific North West sur une idée de Cheryl Bledsoe.

Ce classeur permet aux membres :
– d’avoir un point de situation sur les actions entreprises,
– de partager avec la cellule information de l’organisation d’urgence le résultat des actions MSGU menées,
– de coordonner la mobilisation des membres de l’équipe,
– de servir de support à la réalisation d’un rapport public de situation orienté MSGU et mis à disposition des acteurs de l’urgence à partir du site internet de Visov.

Vous trouverez ci-dessous :

Le Classeur de mobilisation/déploiement ESOV

Le guide d’utilisation de ce classeur

Toute l’équipe de VISOV tient ici à remercier chaleureusement Madame Marlita Reddy-Hejmfelt pour son travail de qualité, sa disponibilité, notamment pour les règles de conversions et de localisation de ce tableur.

Ces documents ont été traduits bénévolement par Diane Rambaldini et Cédric Moro. Quelques mentions subsistent encore en anglais dans le classeur. Elles doivent encore faire l’objet d’une concertation entre les membres de VISOV pour être adaptées. Ces documents sont donc susceptibles d’évoluer. Nous vous encourageons à nous faire parvenir tout retour à ce sujet, notamment dans la rubrique commentaire de cet article.

Le site I-Résilience les propose ici en attendant la formalisation du site de VISOV.